скачать файл
ч. 1

Організація роботи інформаційної системи бухгалтерського обліку в автоматизованому режимі
У попередніх питаннях розглянуто проблеми відображення предмету, об’єктів і процесів у бухгалтерському обліку на підприємствах харчової промисловості, сформульовано методику побудови алгоритмів збору та представлення його даних в інформаційній обліковій системі.

Як справедливо зазначає С.В. Івахненков, усі способи обробки облікової інформації в системі бухгалтерського обліку можна поділити на три види: паперовий, механізований і комп’ютеризований (автоматизований), залежно від виду обчислювальної техніки, що застосовується. Перші два методи можна об’єднати під загальною назвою безкомп’ютерний спосіб, який об’єднує паперовий та механізований, маючи на увазі не перелік технічних засобів, а саме спосіб їх використання 63, с. 81. Однак, ще у 1991 році російські вчені Л.М. Полковський, С.А. Зайдман і М.Є. Беркович, досліджуючи питання автоматизації обліку на базі персональних ЕОМ, прийшли до висновку, що "Використання в обліковому процесі технічних засобів обробки інформації завжди пов’язано з вирішенням головного питання – розподілом робіт між людиною і машиною" 135, с. 5.

Разом з тим варто зазначити, що при цьому насамперед треба визначитись з місцем обчислювальної техніки у формуванні інформаційної бухгалтерської системи. Вона може бути механічно "вмонтована" у вже традиційний процес формування інформації, тобто, використана як технічний засіб фіксації, зберігання, опрацювання даних. Очевидно, що при цьому ефективність використання техніки буде невисокою. Для усунення цього необхідно переглянути весь процес управління, провести низку організаційно-технічних заходів, починаючи від визначення варіантів первинного носія інформації, розробки кодів, шифрів, і завершуючи складанням як зовнішньої фінансової, так і внутрішньої оперативної звітності.

В іншому випадку використання комп’ютерної техніки вступає у протиріччя з чинною практикою ведення обліку, автоматизацію якого необхідно здійснити. "Їх швидкодія, величезні можливості пам’яті та логічного перетворення облікових даних практично не потрібні, а обходяться дорого. ЕОМ, звичайно, полегшує працю бухгалтерів, але без зміни і подальшого розвитку методології вони нічого не додають до його змісту, підвищенню ролі в управлінні" 58, с. 41.

Виходячи з наведеного, можна повністю погодитись з твердженням Е.А. Умнової та М.А. Шакирова, що "Система автоматизованої обробки облікової інформації представляє собою складну людино-машинну систему, функції якої реалізуються в тісному взаємозв’язку людей і технічних засобів перетворення інформації. Вона включає три основні компоненти: функціональну структуру, організаційну структуру і відповідні види забезпечення" [177, с. 8]. При цьому, на думку зазначених економістів, функціональна структура відображає зміст і специфіку функції бухгалтерського обліку в управлінні і представляється комплексом взаємопов’язаних завдань, які її реалізують. Організаційна структура характеризується складом підрозділів підприємства, персонал яких забезпечує функціонування системи автоматизованого оброблення облікової інформації, розподіл між ними функцій і взаємодія цих підрозділів у процесі функціонування системи. До видів забезпечення відносять спеціальні засоби: технічні, інформаційні, математичні, програмні, технологічні та інші, з допомогою яких реалізують функціональні задачі бухгалтерського обліку [177, с. 8].

Тому вже на першому етапі впровадження засобів обчислювальної техніки в процес формування інформаційної бухгалтерської системи виникло питання про зміну форми обліку. Зокрема, ще у 70-ті роки минулого століття російські вчені В.І Ісаков і В.І. Подольський запропонували називати її таблично-автоматизованою [22, с. 51]. Хоч ще раніше В.І. Ісаков обґрунтував її назву як: таблично-перфокарткова форма обліку. Як зазначали ще в 1969 році російські економісти В.П. Москальов і Б.С. Красильщиков "...при цій формі обліку всі регістри як аналітичного, так і синтетичного обліку складаються на основі одних і тих самих перфокарт, у зв’язку з чим відпадає необхідність ведення карточок аналітичного обліку і стає непотрібним складання групувальних відомостей чи меморіальних ордерів, як при інших формах рахівництва; одночасно досягається органічна єдність аналітичного та синтетичного обліку, а також обліку хронологічного із системним" [121, с. 12].

На сучасному етапі розвитку бухгалтерської науки форму бухгалтерського обліку, органічно пов’язану в процесі формування інформаційної облікової системи з використанням сучасних технічних засобів, стали називати комп’ютерною. Складові комп’ютерної форми бухгалтерського обліку наведено на рис. 2.8.

Рис. 2.8. Складові комп’ютерної форми обліку [63, с. 210]


Методологічно, методично й організаційно облік з використанням ЕОМ будується на таких самих принципах, що й традиційний його ручний варіант. Разом з тим, існують і фундаментальні відмінності комп’ютерної і ручної форм обліку:

  • однократна реєстрація первинної інформації;

  • уніфікований спосіб обробки облікової інформації;

  • необмежена аналітичність обліку;

  • вмонтовані бухгалтерські знання;

  • автоматизація регламентних процедур закриття місяця і звітного періоду;

  • підвищення достовірності облікових даних;

  • можливість паралельного ведення обліку в кількох різних стандартах [200, с. 49-51].

При цьому необхідно звернути увагу на два моменти. По-перше, однократна реєстрація фактів господарської діяльності не означає відмови від принципу подвійного запису як одного з основних елементів методу бухгалтерського обліку. Мова йде про те, що дані вносяться однократно, а потім багатократно використовують для формування різних інформаційних масивів, відповідно до запитів управління. І другий момент стосується можливості паралельного ведення обліку у кількох різних стандартах. Це означає, що в практичних умовах технічні можливості комп’ютерної техніки дозволяють на базі одних і тих же даних одержувати кілька систем показників і оцінок, розрахованих за різними методиками. Потреба у цьому виникає, наприклад, за необхідності формування фінансової звітності для зовнішніх користувачів інформації і для внутрішнього користування (управління виробництвом та аналізу результатів господарської діяльності).

Ще у 1988 році російські вчені Е.А. Умнова та М.А. Шакіров запропонували концептуальну модель опрацювання даних в умовах автоматизованого робочого місця бухгалтерської служби (рис. 2.9). Необхідно зазначити, що в моделі чітко виділено три рівні, які відповідають стадіям облікового процесу (документування, систематизації й узагальнення, використання даних).

У 2005 році аналогічну концептуальну модель (рис. 2.10), правда, дещо уточнену й деталізовану, наведено у книзі інших російських економістів Шуремова Е.Л., Умнової Е.А., Воропаєвої Т.В. [200, с. 42-43]. Однак, і вона не може бути повністю використана в процесі розробки автоматизованої системи бухгалтерського обліку, оскільки не враховує можливостей фіксації інформації безпосередньо засобами ЕОМ, обминаючи стадію формування масиву первинних паперових носіїв.

Рис. 2.9. Концептуальна модель опрацювання даних в умовах

АРМ БС [177, с. 207]

Рис. 2.10. Концептуальна модель опрацювання даних в АІС-БО
На думку Є. Мниха та О. Брадула "У цих умовах актуальним є підхід, орієнтуючий теорію і методику бухгалтерського обліку на створення такої гнучкої теоретичної концепції побудови комп’ютерної інформаційної системи обліку, яка може практично застосовуватися і бути найефективнішою" [119, с. 43].

Запропонована ними модель (рис. 2.11) вигідно відрізняється від існуючих насамперед тим, що дає можливість (як і зазначають автори цитованої нами праці) "…підвищити аналітичність обліку, вести його в масштабі реального часу, диференціювати звітні показники залежно від виду і рівня схвалюваних рішень, оперативно і гнучко реагувати на умови фінансово-господарської діяльності корпорації, відкриває нові шляхи розробки і впровадження ефективної технології в практику" [119, с. 43].



Рис. 2.11. Концептуальна модель КІСО в інформаційній системі корпорації [119, с. 44]
Комп’ютерну систему бухгалтерського обліку (КСБО) можна створювати як:

  1. систему автоматизації розв’язання окремих завдань бухгалтерського обліку;

  2. систему комплексної автоматизації бухгалтерського обліку;

  3. складову частину інтегрованої системи автоматизації управління підприємством [198, с. 154].

Очевидно, що з позицій формування повноцінної інформаційної бухгалтерської системи найцікавішим варто вважати третій варіант, хоч його запровадження вимагає чіткої регламентації з виконання робіт по фіксації, сортуванню даних і формуванню інформаційних потоків іншими підрозділами господарюючого суб’єкта. Причому, чим більше підприємство і чим більше його співробітників зайнято в системі управління, тим складнішою є задача складання регламентів, що забезпечують узгоджену роботу усіх ланок управління [198, с. 154]. Координуючим органом при цьому має бути бухгалтерія, оскільки саме в системі бухгалтерського обліку формується основний потік техніко-економічної інформації, яка потім використовується при розробці та прийнятті управлінських рішень. Параметри інформації, одержаної з інших структурних підрозділів, повинні визначатися, виходячи саме з потреб інформаційної бухгалтерської системи.

Обробка даних бухгалтерського обліку з допомогою спеціалізованого програмного забезпечення на ПЕОМ відбувається, як правило, за стандартними процедурами. Тому перелік і форми результатної інформації у більшості випадків залишаються незмінними, строго регламентованими. Але в процесі діяльності підприємства для певних ланок управлінської вертикалі може знадобитися така результатна інформація, яка за замовчуванням не готується і не надається спеціалізованими програмами. У зв’язку із цим при розробці алгоритмів обробки зібраної економічної інформації необхідно обов’язково перебачити узгодження форм результатної інформації із потребами персоналу, що відповідає за прийняття управлінських рішень.

Отже, при розробці алгоритмів обробки зібраних даних бухгалтерського обліку пропонуємо враховувати наступні аспекти:


  1. циклічність (повторюваність) окремих операцій чи всього процесу обробки даних;

  2. перевірку правильності оформлення і повноти інформації в первинних документах;

  3. першопочаткове групування і сортування первинних документів на місцях виникнення економічної інформації;

  4. переведення інформації з первинних документів в електронний вигляд;

  5. автоматизована обробка з допомогою спеціалізованого програмного забезпечення на АРМах, як правило, загальногосподарського рівня або зведеного обліку;

  6. узгодження форм і видів результатної інформації, що готується з допомогою спеціалізованого програмного забезпечення, із потребами управлінського персоналу;

  7. збереження оброблених (результатних) даних в інформаційній базі підприємства;

  8. санкціонований доступ до результатних даних інформаційної бази для їх подальшої обробки або прийняття відповідних управлінських рішень.

Як приклад застосування даної методики, на рис. 2.12 наведено блок-схему алгоритму обробки даних інформаційної системи бухгалтерського обліку. На практиці реальний алгоритм обробки бухгалтерської інформації може суттєво відрізнятися від запропонованого. Це залежить від багатьох факторів: від рівня комп’ютеризації підприємства та стану автоматизації окремих операцій бухгалтерського обліку, організаційної структури підприємства та періодичності окремих господарських операцій чи всього процесу виготовлення продукції та ін. Таким чином, для різних підприємств розроблятимуться свої, специфічні алгоритми обробки даних бухгалтерського обліку.


Рис. 2.12. Блок-схема алгоритму обробки даних бухгалтерського обліку
Активне дослідження проблем механізації й автоматизації процесів формування масивів облікової інформації в галузях харчової промисловості розпочалося ще у 70-тих роках минулого століття, хоч основним невирішеним питанням на той час була відсутність належного рівня обчислювальної техніки. Але після 1975 року (після появи потужних вітчизняних ЕОМ типу "Мінськ") почалась розробка принципово нових форм управління з використанням електронно-обчислювальних машин та економіко-математичних методів – автоматизованих систем управління (АСУ) та автоматизованих систем управління підприємствами (АСУП). У харчовій промисловості тоді ж були створені АСУ "Хліб", АСУ "Цукор", АСУ "Консерви" та інші.

Основні функції, що виконувалися АСУП, так чи інакше пов’язані з одержанням, опрацюванням, зберіганням та видачею інформації. Що стосується безпосередньо харчової промисловості, то окремі ділянки автоматизації процесу опрацювання облікової інформації та формування облікової інформаційної системи на підприємствах цієї комплексної галузі практично не мають галузевих особливостей. Зазначене в першу чергу стосується засобів праці, розрахункових, фінансових операцій тощо. Наприклад, автоматизація обліку основних засобів передбачає вирішення стандартних задач, пов’язаних з відображенням їх руху, розрахунком амортизації та зносу, документуванням операцій з ремонту. Як справедливо відмічають А.М. Кузьмінський, Ж.Б. Бонєв та В.І. Смолянінов "Функціонування АРМ фінансово-розрахункових операцій, зведеного аналітичного та синтетичного обліку повинне забезпечити в діалоговому режимі вирішення таких функціональних задач: по обліку грошових коштів; по обліку розрахунків; по обліку фінансових результатів та використання прибутку; по обліку фондів і резервів; по обліку кредитів банків і фінансування; розкриття в аналітичному розрізі господарських операцій за рештою рахунками й одержання регістрів-машинограм синтетичного обліку; формування звітності; вирішення задач, пов’язаних з аналізом прибутку, рентабельності та фінансового стану" [81, с. 162]. Очевидно, виконання зазначених задач в автоматизованому режимі не має галузевих особливостей, а має проходити з використанням єдиних "правил гри" для усіх господарюючих суб’єктів.

Однак, що стосується процесів заготівлі сільськогосподарської сировини, які, як вже зазначалось у питаннях 2.1 та 2.2, мають певні як технологічні, так і організаційні особливості, то при формуванні комп’ютерної бухгалтерської інформаційної системи слід врахувати необхідність відображення не лише кількісних даних, але й інформації про їх якісні характеристики (вміст поживних речовин) і біологічні властивості (терміни зберігання, втрати при цьому поживних речовин чи псування тощо).

Важливе значення має й характер інформації, яку належить спочатку зафіксувати, а потім і опрацювати. У всякому випадку в окремих виробництвах харчової промисловості вона має свої особливості. Наприклад, у хлібопеченні, яке працює за замовленнями торгової мережі, за нашими приблизними підрахунками, близько 35% загального обсягу вхідної інформації складають зовнішні вихідні дані.

Що стосується автоматизованого обліку предметів праці, то при розробці його методики необхідно максимально враховувати всі технологічні й організаційні особливості конкретного виробництва. Наприклад, у цукровій промисловості лише на опорних чи бурякопунктах виконуються такі роботи:


  • збір, первинне опрацювання та передача даних по задачах підсистеми "Бухгалтерський облік" (9 комплексів задач);

  • збір, первинне опрацювання даних по задачі підсистеми "Механізований облік руху матеріальних ресурсів по підприємству";

  • збір і передача даних по задачах підсистеми "Оперативне управління виробництвом" (13 задач) [55, с. 167].

Зазначене однаковою мірою відноситься й до процесу калькулювання продукції, коли виникає необхідність формування особливих інформаційних масивів, які потім використовуються при аналізі факторів впливу на рівень виробничих витрат: про забезпечення виробництва основною сировиною, понаднормативні втрати сировини, основних та допоміжних матеріалів на всіх стадіях технологічного процесу, величину браку, простоїв тощо. Тут варто зазначити, що в окремих харчових виробництвах є певні особливості в узагальненні інформаційних потоків про витрати на оплату праці. Якщо, наприклад, на хлібопекарних чи кондитерських підприємствах використовується відрядна форма оплати праці і при автоматизованому формуванні інформації про кількість та якість виробленої продукції окремими працівниками чи виробничими бригадами (змінами) проблем, як правило, не виникає, то в цукробуряковому виробництві відрядну форму оплати праці застосувати не можна з чисто технологічних особливостей: зміна працює 8 год., а загальна тривалість технологічного процесу, починаючи від запуску буряків у виробництво і закінчуючи відпуском цукру з пакувального відділення, становить 36 год. Зате на цукрових заводах з успіхом використовують погодинно-преміальну систему, яка дозволяє стимулювати ефективну працю робітників основного виробництва, насамперед, в організації чіткого контролю дотримання усіх параметрів технологічного процесу.

Є певні особливості, які мають бути враховані при формуванні автоматизованої інформаційної бухгалтерської системи, й по реалізації готової продукції. Вони, як правило, пов’язані з обмеженим терміном зберігання окремих її видів.

Разом з тим потрібно зазначити, що усе перераховане вище не є чимось особливим для харчових виробництв і аж ніяк не складає труднощів при розробці комп’ютерної інформаційної системи бухгалтерського обліку. Воно просто має бути враховане з тим, щоб не було втрати частини необхідної для управління інформації. Суто технічних проблем при цьому, як правило, не виникає.

Як справедливо зазначає С.В. Івахненков, "Основним компонентом системи моделей подання та інтерпретації облікових даних, які використовуються в комп’ютерних системах бухгалтерського обліку (КСБО), є модель документування, що в них використовується. Вона визначає правила формування, зберігання, інтерпретації й обробки документів". На його думку, в сучасних програмах застосовуються чотири основні моделі інтерпретації первинних документів, які наведено на рис. 2.13 [63, с. 158-159].



Рис. 2.13. Основні моделі інтерпретації первинних документів у комп’ютерних програмах бухгалтерського обліку
Проблема місця, значення та юридичної доказовості електронного документа виникла задовго до застосування сучасної комп’ютерної техніки – ще у вісімдесяті роки минулого століття. Основним моментом дискусії при цьому було питання визнання повноцінним первинним документом машинних носіїв економічної інформації. Один з корифеїв соціалістичного бухгалтерського обліку В.Г. Макаров зазначав, що "..сучасна техніка фіксації ряду господарських операцій дозволяє сприймати та реєструвати їх на машинних носіях автоматично без участі людини. Сприйняті відповідними лічильниками або ж іншими апаратами дані про ці операції передаються по дистанційних каналах зв’язку в ЕОМ, яка фіксує їх у підсумковому вигляді за той чи інший період часу і видає у вигляді складеної нею машинограми. На цьому етапі дана машинограма оформляється як первинний документ" [90, с. 109].

Таким чином, первинним документом визнається лише регістр зведеного обліку, роздрукований технічними засобами. Пояснення цьому тоді ж дали В.Ф. Палій і Я.В. Соколов, відзначивши, що "В теорії та на практиці під документом розуміють використовуваний в процесі спілкування матеріальний предмет, на якому людиною з допомогою різних засобів і способів зафіксована у доцільній для сприйняття формі представлена і закодована інформація. На практиці це визначення трактують з одним суттєвим обмеженням: інформація повинна бути представлена і закодована на природній мові (природна форма представлення даних). Поява машинних носіїв інформації (перфострічок, магнітних стрічок, перфокарт), що виконують роль традиційних документів, викликає потребу розгляду документів у вузькому та широкому смислі. В останньому випадку в поняття документа включаються і машинні носії" [129, с. 166-167].

Машинограми і машинні носії як первинний документ визнаються штучно, оскільки при цьому порушуються окремі вимоги щодо їх реквізитів. Використання сучасних засобів комп’ютерної техніки зняло зазначену проблему – первинні документи як такі зберігаються в пам’яті ЕОМ і можуть бути роздрукованими у паперовому вигляді чи розміщені на моніторі у будь-який час. Таким чином, збуваються прогнози В.М. Глушкова, який ще у 1982 році зазначав, що автоматизація інформаційних технологій призводить до витіснення паперових носіїв, доводить їх роль до розумних (зручних людині) меж [32, с. 334]. Разом з тим, необхідно зазначити, що проблема місця електронного варіанту первинного документа чітко вирішена у Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року, № 88. У пункті 2.3 цього нормативного документа, зокрема, зазначено, що "Документи, створені засобами обчислювальної техніки на машиносчитуваних носіях, застосовуються в бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили і доказовості".

Виходячи із зазначеного, можна повністю погодитись з Т. Микитенко, що "При електронній технології поняття "документ" у його організаційному, правовому, економічному та інших аспектах не зникає, однак змінюються форми та методи складання та використання документів в процесах управління" [115, с. 13].

В умовах обробки інформації на ЕОМ усі результатні дані спочатку формуються на магнітних носіях (в пам’яті ПК), а потім відображаються у формі машинограм або відеограм. Відображення результатної інформації у формі машинограм може здійснюватися в двох режимах: регламентному і "до запитання". При регламентному режимі машинограми видаються згідно ухваленого плану за попередньо встановленими термінами (наприклад, квартальна чи річна фінансова звітність підприємства). Режим "до запитання" забезпечує видачу необхідних даних у будь-який час, коли в цьому виникає потреба. Якщо результатна інформація видається негайно після поступлення запиту, то мова йде про діалоговий режим виведення даних. Для друкування машинограм можуть використовуватися як стандартні форми (наприклад, передбачені у переліку вихідних документів спеціалізованого бухгалтерського програмного забезпечення), так і нові, спроектовані користувачем АРМ. Якщо для внутрішнього використання необхідно представити деяку статистичну чи аналітичну інформацію, то її, як правило, доцільно подавати у вигляді різного роду таблиць. Така форма подання даних дозволяє охопити та систематизувати всі відомості про досліджуваний об’єкт чи явище.

Разом з тим, що створення діалогових систем є однією зі складних проблем насамперед тому, що вимагає високої кваліфікації користувача інформації. Останній, зокрема, повинен знати не лише коло завдань, які вирішуються в інформаційній системі, але й структурну базу даних. Виходячи із зазначеного, найкращим варіантом діалогового режиму є поступовий перехід від одних відеограм до інших з можливістю діалогу на кожному етапі спілкування з комп’ютером. При цьому, очевидно, що найскладнішим як у технічному, так і в організаційному плані, є режим вільного діалогу, який у спеціальній літературі ще формулюють як "ініціатор-споживач".

Паралельно із табличною формою подання необхідних даних також можна використовувати їх графічну інтерпретацію. Правильно побудований графік подає аналітичну чи статистичну інформацію більш виразно, завдяки чому вона краще запам’ятовується. Графіки, даючи змогу прослідкувати динаміку зміни показника, як правило, є обов’язковими при створенні презентацій, аналітичних документів, різного роду звітів тощо.

Як приклад можна навести відомий графік аналізу точки беззбитковості, що використовується в процесі аналізу залежності величини прибутку і витрат від обсягу виробництва (рис. 2.14). У контексті цього економісти часто графічним способом зображають і залежність загальної суми витрат від обсягу виробництва (рис. 2.15).

Зазначений графік наглядно доказує той факт, що із збільшенням обсягів виробництва підприємство одержує відносну економію за рахунок незмінності постійних витрат (витрат, пов’язаних з організацією й управлінням виробництва).

Рис. 2.14. Аналіз точки беззбитковості


Рис. 2.15. Залежність загальної суми витрат від обсягу виробництва


Правда, більшу наочність цього показує побудова графіка залежності витрат на одиницю продукції (рис. 2.16). На ньому, зокрема, чітко видно, що при сталій величині змінних витрат, величина постійних витрат на одиницю продукції зменшується одночасно із збільшенням обсягу її виробництва.

Рис. 2.16. Залежність витрат на одиницю продукції від обсягу її виробництва


У вигляді схематичного графіка можна зобразити у загальному виді навіть господарську діяльність будь-якого підприємства харчової промисловості (рис. 2.17).

Рис. 2.17. Загальна схема господарського процесу підприємства харчової промисловості


Використання сучасної комп’ютерної та копіювальної техніки дозволяє одержувати наглядні машинограми. Це може бути чорно-білий, кольоровий друк як на аркушах стандартних форматів, так і на рулонному папері. Для цього використовують відповідно чорно-білі або кольорові принтери чи плотери. Вибір форм машинограм залежить від потреб і можливостей підприємства.

Якщо представлення результатних даних повинно бути у формі відеограм, то також необхідно враховувати технічні можливості апаратного забезпечення та засоби комунікацій. Наприклад, роздільну здатність та палітру моніторів для чіткості та якості зображення, наявність локальної мережі та її пропускну здатність для одночасної трансляції відеограм на декількох терміналах, відповідність програмного забезпечення ПК складності розроблених відеограм, наявність аудіосистем для відображення мультимедійних відеограм-презентацій тощо.



Використання відеограм зручне для оперативного аналізу різного роду показників господарської діяльності підприємства та прийняття як поточних, так і стратегічних управлінських рішень.
ч. 1
скачать файл

Смотрите также: